Halaman
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII
107
Teknik Dasar
Microsoft Excel
Dokumen yang kamu buat dalam lembar kerja Microsoft Excel dapat
berupa data statistik, grafik, dan lain sebagainya. Dokumen-dokumen yang
kamu buat mungkin belum sepenuhnya sempurna, untuk itu kamu perlu
mengeditnya. Nah, dalam bab ini kamu akan belajar teknik-teknik dasar
Microsoft Excel. Selain itu, kamu juga akan belajar cara mengedit dokumen
yang kamu buat. Ayo, pelajari bab ini dengan baik.
Bab
7
Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari bab ini, kamu diharapkan mampu:
1)
menyorot atau memblok Range;
2)
memasukkan data, mengedit, dan menghapus data;
3)
menyisipkan sel, baris, dan kolom baru;
4)
mengatur format sel.
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII SMP
108
Peta Konsep
Kata Kunci
•
Cells
•
Insert
•
Align
•
Orientation
•
Protection
•
Pasword
•
Autofill
•
Accounting
Menyorot atau
Memblok Range
Memberi Proteksi
pada Lembar Kerja
Teknik Dasar Microsoft Excel
Menyisipkan Sel, Baris
dan Kolom Baru
Mengatur Format Sel
Memasukkan Data,
Mengedit, dan
Menghapus Data
Memasukkan Rangkaian
Data
Mengatur Baris
Memformat Angka
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII
109
A. Menyorot atau Memblok Range ( Sel )
Langkah-langkah yang dapat kamu lakukan untuk menyorot atau
memblok menggunakan tombol
Shift
adalah sebagai berikut.
•
Tempatkan penunjuk sel di posisi awal, yaitu A1.
•
Tekan tombol
Shift
kemudian tekan tombol anak panah di keyboard ke
arah yang diinginkan.
Adapun jika kamu ingin menyorot atau memblok dengan menggunakan
mouse langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.
•
Klik sel awal (penunjuk mouse harus berupa tanda plus putih).
•
Klik tombol mouse sambil
drag
(geser) ke arah yang diinginkan.
Menyorot atau Memblok Kolom atau Baris
Gambar di bawah merupakan cara menyorot baris. Jika kamu mengklik
angka pada bagian kotak angka 1 maka seluruh sel pada baris angka 1 akan
terblok.
Untuk memblok secara cepat tanpa harus menggeser hingga ke bawah,
kamu cukup mengklik kotak huruf yang terdapat pada bagian atas lembar
kerja maka secara otomatis kolom tersebut akan terblok.
Gambar 7. 1 Tampilan menyorot atau memblok baris
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII SMP
110
Gambar 7. 3 Tampilan menyorot atau memblok sel
Gambar 7. 2 Tampilan menyorot atau memblok kolom
Perhatikan tampilan sel yang disorot berikut.
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII
111
1. Memasukkan Data
Gambar 7. 4 Tampilan sel yang terdapat data
2. Mengedit Data
Untuk mengedit data, kamu harus mengklik sel yang ingin kamu edit,
kemudian ubah data kamu dalam kotak
formula bar
.
B. Memasukkan, Mengedit, dan Menghapus Data
3. Menghapus Data
Untuk menghapus data,
kamu dapat melakukan hal-hal
berikut ini.
•
Sorot atau blok semua sel
yang ingin dihapus.
•
Kemudian klik kanan
maka akan muncul kotak
menu seperti gambar di
samping.
•
Pilih dan klik menu
De-
lete.
Gambar 7. 5 Tampilan menu Delete
Memasukkan data di sel lembaran kerja dilakukan dengan mengaktifkan
sel di lembaran kerja yang bersangkutan, kemudian mengetik data yang akan
dimasukkan dan diakhiri dengan menekan tombol tab atau
Enter
. tombol Tab
akan memindahkan sel yang aktif ke kolom berikutnya pada baris yang sama,
sedangkan tombol
Enter
akan mengaktifkan sel di baris berikutnya pada
kolom yang sama.
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII SMP
112
Gambar 7. 7 Tampilan lebar kolom yang sudah diubah
C. Mengatur Lebar Kolom dan Tinggi Baris
Untuk mengatur lebar kolom dan tinggi baris, coba kamu perhatikan
langkah-langkah berikut ini.
•
Pilih kolom yang ingin diubah lebarnya.
•
Pilih dan klik menu Format.
•
Pilih menu
column
.
•
Pilih dan klik menu
widht
.
•
Isi lebar kolom sesuai kebutuhan.
Gambar 7. 6 Tampilan menu Format
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII
113
Selain cara di atas, kamu juga dapat mengubah lebar kolom dengan
menggunakan mouse. Caranya, yaitu arahkan penunjuk mouse ke batas kanan
huruf kolom yang ingin di ubah lebarnya.
Gambar 7. 8 Tampilan hasil perubahan mouse menggunakan mouse
Adapun untuk mengubah tinggi baris, langkah-langkah yang dapat kamu
lakukan, yaitu sebagai berikut.
•
Pilih sel yang ingin diubah.
•
Pilih dan klik menu
Format
.
•
Pilih menu
Row
.
•
Pilih dan klik menu
Height
.
•
Isi lebar baris sesuai kebutuhan.
Gambar 7. 10 Tampilan
kotak dialog Height
Gambar 7. 9 Tampilan menu Format
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII SMP
114
Aktivitasku
Gambar 7. 11 Tampilan sel yang sudah diubah tingginya
Coba kamu lakukan hal-hal berikut.
•
Salinlah kata-kata pada gambar di atas.
•
Kemudian aturlah lebar dan tinggi sel agar terlihat rapi.
•
Kemudian simpan lembar kerja kamu dalam folder masing-masing.
•
Hapuslah data pada Bahasa Indonesia.
•
Sesuaikanlah arti yang sebenarnya dari data Bahasa Inggris ke dalam Bahasa
Indonesia.
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII
115
D. Menyisipkan Sel, Baris, dan Kolom Baru
1. Menyisipkan Sel Baru
Untuk menyisipkan sel baru, kamu harus memperhatikan langkah-
langkah berikut ini.
•
Sorot atau blok sel yang ingin kamu sisipkan.
•
Kemudian klik kanan.
•
Pilih dan klik menu
Insert
.
•
Kemudian akan muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini.
Gambar 7. 12 Tampilan menyisipkan sel baru
Gambar 7. 13 Tampilan kotak dialog Insert
•
Shift cells right
digunakan untuk
memindahkan seluruh data dari sel yang
dipilih ke sebelah kanan kemudian
menyisipkannya pada sel yang masih
kosong.
•
Shift cells down
digunakan untuk
memindahkan seluruh data dari sel yang
dipilih ke sebelah bawah kemudian
menyisipkannya sel yang masih kosong.
Setelah kamu klik
Insert
maka akan muncul kotak dialog
Insert
, seperti
gambar di bawah. Ada beberapa pilihan untuk menyisipkan sel baru, yaitu
sebagai berikut.
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII SMP
116
Gambar 7. 14 Tampilan hasil penyisipan sel baru
2. Menyisipkan Baris Baru
Untuk menyisipkan baris baru, kamu dapat memperhatikan langkah-
langkah berikut ini.
•
Klik baris yang ingin kamu tambahkan.
•
Kemudian klik kanan.
•
Pilih dan klik menu
Insert
.
Gambar 7. 15 Tampilan menu Insert
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII
117
Gambar 7. 16 Tampilan hasil penyisipan baris
3. Menyisipkan Kolom Baru
Untuk menyisipkan kolom baru, perhatikan langkah-langkah berikut ini.
•
Klik bagian kolom yang ingin disisipkan.
•
Kemudian klik kanan.
•
Pilih dan klik menu
Insert.
Gambar 7. 17 Tampilan menu Insert
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII SMP
118
Aktivitasku
Coba kamu lakukan hal-hal berikut.
-
Salinlah data di atas.
-
Kemudian sisipkan kolom di sebelah kiri kolom A.
-
Setelah itu masukan data nomor pada bagian tersebut.
Gambar 7. 18 Tampilan hasil penyisipan kolom
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII
119
Dalam Excel 2003 terdapat fasilitas
AutoFill
sehingga dapat memasukkan
data dengan mudah dan cepat. Untuk memasukkan rangkaian data, ikutilah
langkah-langkah berikut ini.
•
Pilih atau klik sel tempat posisi awal kemudian ketik angka 1, kemudian
ketik angka 2.
•
Sorot sel yang berisi 1 dan 2.
•
Tempatkan pointer
pada pojok kanan bawah sel hingga muncul tanda +.
•
Drag tanda tersebut ke bawah sesuai kebutuhan.
Gambar 7. 19 Tampilan Fill Handle
E. Memasukan Rangkaian Data
Aktivitasku
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII SMP
120
1. Memformat Angka Menggunakan Menu Comma
Menu
Comma
berfungsi untuk memberikan tanda titik (.) Untuk
memisahkan angka dengan kelipatan ribuan.
Untuk menjalankan menu
Comma
, perhatikan langkah-langkah berikut.
•
Sorot sel yang akan diubah.
•
Klik menu
Comma.
Gambar 7. 20 Tampilan data yang belum di ubah
F. Memformat Angka
Coba kamu lakukan-hal-hal berikut.
-
Bukalah lembar kerja Excel yang masih kosong
-
Buatlah data seperti di atas
-
Gunakan
AutoFill
untuk: a. nomor b. hari
-
Isilah tabel dengan mata pelajaran kamu
Setelah menu
Comma
kamu klik, secara otomatis sel yang kamu sorot
akan berubah. Perhatikan tampilan sel yang sudah diatur dengan menu
Comma
berikut.
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII
121
Gambar 7. 21 Tampilan Data yang sudah diformat dengan Comma
2. Format Accounting
Untuk melakukan
Format Accounting,
perhatikan langkah-langkah
berikut.
•
Blok sel yang ingin kamu sisipkan menggunakan
Format Accounting
.
•
Kemudian klik kanan.
•
Pilih dan klik menu
Format Cells
.
Gambar 7. 22 Tampilan data yang belum diformat Accounting
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII SMP
122
Gambar 7. 24 Tampilan data yang sudah diformat Accounting
Gambar 7. 23 Tampilan kotak dialog Format Cells
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII
123
1. Mengatur Isi Sel dengan Format Alignment
Format Alignment
berfungsi untuk membuat sel tampak lebih rapi.
Berikut adalah langkah-langkah membuat sel dengan
Format Alignment
.
•
Blok semua sel yang ingin diubah.
•
Klik ikon
Center
, atau ikon
Align right
, atau
Align Left
.
Gambar 7. 25 Tampilan data menggunakan Format Alignment
Gambar 7. 26 Tampilan data menggunakan Format Alignment Right
G. Mengatur Format Sel
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII SMP
124
2. Menggunakan Format Merge Cell
Format Merge Cell
berfungsi untuk menyatukan beberapa sel menjadi
satu sel. Untuk menggunakan format ini, perhatikan langkah-langkah berikut.
•
Blok beberapa sel yang ingin dijadikan satu sel.
•
Klik ikon
Merge and Center
.
Gambar 7. 27 Tampilan data yang diformat menggunakan Marge Cell
3. Mengatur Perataan Teks
Untuk mengatur perataan teks, perhatikan langkah-langkah berikut.
•
Blok sel data yang ingin diformat.
•
Kemudian klik kanan maka akan tampil menu seperti dalam gambar di
bawah.
•
Pilih dan klik menu
Format Cells
.
•
Kemudian akan muncul kotak dialog
Format Cells
.
Gambar 7. 29 Tampilan
Kotak dialog Format Cells
Gambar 7. 28 Tampilan Format cell
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII
125
Gambar 7. 30 Tampilan data meggunakan Format Cells
4. Mengubah Kemiringan Teks Hingga 90 Derajat
Untuk mengubah kemiringan teks, perhatikan langkah-langkah berikut.
•
Blok sel data yang ingin diubah kemiringannya.
•
Sama seperti sebelumnya klik kanan pada mouse.
•
Pilih dan klik menu
Format Cells
.
Gambar 7. 31 Tampilan menu Format Cells
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII SMP
126
Aktivitasku
Gambar 7. 33 Tampilan data yang sudah di Format Orientation
•
Bukalah lembar kerja kosong Excel.
•
Masukan data seperti gambar di bawah.
Gambar 7. 32 Tampilan kotak dialog Format Cells
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII
127
5. Menggunakan Format Wrap Text
Gambar 7. 34 Tampilan data sebelum diformat Warp Text
Jika kamu ingin menggunakan
Format Wrap Text
, perhatikan langkah-
langkah berikut ini.
•
Blok sel yang ingin diformat dengan
Wrap Teks.
•
Klik kanan pada mouse.
•
Pilih dan klik menu
Format Cells
.
•
Kemudian pada kotak dialog di bagian
Text Control
pilih
Wrap Text
.
•
Klik OK.
•
Format data tersebut dengan menggunakan:
-
Format Merge and Center.
-
Format Alignment.
-
Format Orientation.
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII SMP
128
Gambar 7. 35 Tampilan kotak dialog Format Cells
Gambar 7. 36 Tampilan hasil text menggunakan Wrap T
ext
6. Membuat Bingkai atau Garis Pembatas
Untuk memberi bingkai atau garis pembatas pada file yang kamu buat
dalam Excel, perhatikan langkah-langkahnya berikut ini.
•
Blok sel yang ingin diberi bingkai atau garis pembatas.
•
Klik menu Format kemudian menu
Cells.
•
Kemudian akan tampil kotak dialog
Format Cells.
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII
129
Gambar 7. 37 Tampilan menu Format
Gambar 7. 38 Tampilan kotak
dialog Format cells
Gambar 7. 39 Tampilan tabel menggunakan Excel
Setelah melakukan langkah-langkah tersebut, kemudian secara otomatis
muncul bingkai pada tabel. Perhatikan gambar tabel yang diberi bingkai
berikut.
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII SMP
130
Aktivitasku
B . Coba lakukan hal-hal berikut.
•
Bukalah lembar kerja baru Microsoft Excel.
•
Masukkan data-data berikut ke dalam lembar kerjamu.
•
Buatlah bingkai pada lembar kerjamu.
N o
Nama
Alamat
1.
Ali
Brebes
2.
Ivan
Jakarta
3
Tata
Cirebon
4.
Suryo
Solo
5.
Budi
Solo
6.
Janta
Solo
7.
Taksin
Jepara
8.
Aan
Solo
9.
Dewi
Solo
10.
Tyas
Sukoharjo
11.
Retno
Solo
12.
Tien Diana
Solo
13.
Najma Thalia
Solo
14.
Hartati
Pemalang
15.
Wartiningsih
Jogja
16.
Rina
Klaten
17.
Lili
Solo
18.
Ndaru
Karang Anyar
19.
Rini
Solo
20.
Sofi
Pekalongan
21.
Kholik
Brebes
22.
Ani
Solo
23.
Vivin
Magelang
24.
Siti
Gunung Kidul
25.
Septi
W
onosari
A. Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut.
1.
Bagaimana cara mengatur lebar kolom dan tinggi baris?
2. Bagaimana cara menyisipkan baris baru?
3.
Bagaimana cara menyisipkan kolom baru?
4.
Bagaimana cara memberi bingkai pada lembar kerja?
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII
131
Setelah menggunakan
Fitur Protection
jika kamu ingin mengubah-ubah
lembar kerja maka akan muncul peringatan seperti gambar di bawah dan
proteksi telah aktif.
Gambar 7. 42 Tampilan kotak peringatan dalam Fitur Protection
H. Memberi Proteksi pada Lembar Kerja
•
Klik menu Tools pada main menu bar.
•
Pilih dan klik menu
Protection
.
•
Pilih
Protect Sheet
.
•
Kemudian isilah password pada kotak seperti pada gambar berikut.
•
Isi kembali password yang telah kamu buat sebelumnya pada kotak di
bawah ini.
Agar pekerjaan kamu tidak dapat dibuka oleh orang lain, kamu dapat
menggunakan
Fitur Protection
pada Microsoft Excel. Fitur tersebut dapat
menjaga keamanan pekerjaan kamu. Selain itu,
Protection
juga dapat diatur
untuk memproteksi sel-sel tertentu sesuai apa yang kamu inginkan. Adapun
langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.
Gambar 7. 40 Tampilan menu Tools
Gambar 7. 41 Tampilan Protect Sheet
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII SMP
132
Aktivitasku
Untuk menghilangkan proteksi, kamu tinggal
kembali ke menu semula kemudian pilih dan klik
menu
Unprotect
, masukan password yang tadi kamu
masukan.
Gambar 7. 46 Tampilan kotak dialog Unprotect
Rangkuman
Coba lakukan langkah-langkah berikut ini.
1.
Bukalah lembar kerja Ms. Excel yang masih kosong.
2.
Buatlah tabel perhitungan pengeluaran kamu selama seminggu.
3.
Format tabel hasil pekerjaanmu.
4.
Simpanlah hasil pekerjaanmu ke dalam folder
.
•
Menyorot atau memblok sel pada lembar kerja Excel dapat dilakukan dengan
menggunakan keyboard dan mouse.
•
Menu Insert
digunakan untuk menambahkan sel, baris, atau kolom baru.
•
Autofill
berfungsi untuk memasukkan data dengan cepat.
•
Comma
berfungsi untuk memberi tanda titik sebagai pemisah ribuan.
•
Format Accounting
digunakan untuk memberi satuan mata uang pada data
yang telah kamu buat.
•
Align
berfungsi untuk mengatur paragraf.
•
Orientation
berfungsi untuk merubah kemiringan teks.
•
Wrap tex
t berfungsi untuk menyambung beberapa sel.
•
Fill Color
berfungsi untuk memberi warna pada sel yang kamu pilih.
Gambar 7. 44 Tampilan Confirm Password
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII
133
Refleksi
Untuk menjalankan Microsoft Excel, kamu harus mengetahui teknik dasarnya terlebih
dahulu. Jika sudah tahu teknik dasar Microsoft Excel, kamu dapat membuat data
statistik atau data apa saja yang berhubungan dengan penghitungan angka. Kamu
harus sering melakukan latihan agar cepat menguasai teknik dasar Microsoft Excel.
1.
Perhatikan gambar di atas.
Gambar di atas merupakan contoh
memblok...
a .
kolom
b.
sel
c.
baris
d.
kolom dan baris
2.
Untuk mengatur tampilan data agar
rata kiri, rata kanan atau di tengah
sel yaitu...
a.
Format, Cells, Alignment
b.
Format, Cells, Border
c.
Format, Cells, Font
d
.
Format, Cells, Number
3.
Wrap text yang terdapat dalam kotak
dialog
Format Cells
pada
Ta b
Alignment
berfungsi untuk...
a.
mengatur data pada suatu sel
ditampilkan dengan ukuran
menjadi lebih kecil
b.
menggabungkan beberapa sel
menjadi satu sel
c.
mengatur data pada suatu sel
dengan pelipatan ke bawah
pada sel yang sama.
d.
mengatur data pada suatu sel
dengan pelipatan ke bawah
pada sel yang berbeda.
Uji Kompetensi
Ayo, kerjakan di buku tugasmu
A. Berilah tanda silang (x) pada jawaban yang kamu anggap benar.
4.
Untuk menampilkan garis pembatas atau
bingkai dengan cara...
a.
Format, Cells, Border
b.
Format, Cells, Patterns
c.
Format, Cells, Number
d.
Format, Cells, Font
5.
Memilih dan mengklik Insert, Rows
berfungsi untuk...
a.
menyisipkan kolom
b.
menyisipkan sel
c.
menyisipkan baris
d.
menyisipkan garis pembatas
6.
Untuk menghapus sel, baris dan kolom
menggunakan...
a.
Insert, Delete
b.
Format, Delete
c.
Edit, Delete
d.
Edit, Paste
7.
Langkah untuk menyembunyikan lembar
kerja yaitu...
a.
Format, Sheet, Hide
b.
Hide, Sheet, Format
c.
Sheet, Format, Hide
d.
Hide, Format, Sheet
8.
Untuk melindungi lembar kerja agar tidak
dengan mudah diubah oleh orang lain
yaitu dengan menggunakan...
a.
Tools
c.
Protection
b.
Protect Sheet
d.
Password
Teknologi Informasi dan Komunikasi VIII SMP
134
9.
Ikon di samping bernama...
a.
Merge cell
c.
Center
b.
Warp Text
d.
Alignment
10.
Unprotect Sheet
di gunakan untuk...
a.
membuka password
b.
mengunci sel
c.
membatalkan penguncian
d.
membuka proteksi
B . Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan benar!
1.
Tuliskan 3 langkah menggunakan menu Protection!
2.
Jelaskan langkah-langkah menyisipkan sel, baris dan kolom!
3.
Apa yang dimaksud dengan Nilai Absolut dan fungsinya?
4.
Bagaimana langkah-langkah mengubah kemiringan teks hingga 180 derajat!
5.
Jelaskan langkah-langkah menyembunyikan tampilan kolom!